El desafío de diseñar o rediseñar una organización

Normalmente se asocia el diseño organizacional a la estructura, y ésta tiende a reducirse a un organigrama. Sin embargo, el diseño de una organización es más que eso. No se trata tan solo de distribuir cargos, funciones, responsabilidades, tareas, sino que con otros aspectos imposibles de soslayar. En esta ocasión quisiera destacar aspectos vinculados a la formalización, la centralización y el ejercicio de la autoridad.

La formalización tiene que ver con la estandarización de las actividades que se han de ejecutar. Si acaso estas actividades han de realizarse en base a procedimientos o protocolos ya definidos, o bien, quienes poseen la responsabilidad de su realización tienen espacios de libertad para proceder por su cuenta, para innovar. Las empresas tradicionales, con trayectoria tienden a un mayor formalismo, pero en un contexto de alta competitividad este formalismo puede ser un obstáculo para innovar, para adaptarse a mercados cambiantes, reacios a la fidelización.

El grado de centralización/descentralización se relaciona con el control o con el nivel en que se adoptan las decisiones, las que pueden ser al más alto nivel en el caso de una organización muy centralizada, o en el más bajo nivel en el caso de organizaciones descentralizadas. Por lo general se ha tendido a un alto de centralización, pero la tendencia apunta en la dirección contraria, ya sea por el propio crecimiento que pueda estar experimentando una empresa, que dificulta mantener las riendas a nivel central, o bien por la necesidad de adoptar decisiones rápidas en el lugar de los hechos y no tener que esperar que ellas vengan de arriba.

Por último, el diseño de una organización también implica definir la forma en que se ejercitará la autoridad. Esta forma puede ser más o menos democrática, más o menos autoritaria, más o menos consensuada. Según si se aspira a un mayor o menor ejercicio democrático de la autoridad podrá depender la nominación de quienes ocupen los cargos dentro de las organizaciones, o bien, quienes ocupen los cargos deberán ejercer su autoridad en base a lo resuelto.

Como se puede observar, el diseño de una organización va mucho allá de precisar su estructura, abarcando aspectos de carácter intangible como los mencionados. En consecuencia, antes de diseñar, o rediseñar, una organización, se hace necesario conocer su misión, su visión, su estrategia, su objetivo, el sector en el que opera, las características del personal con que cuenta.

A modo de ejemplo, una organización que opere en un sector moderno, altamente tecnologizado, muy probablemente dispondrá de profesionales muy competentes, capaces de tomar decisiones por sí mismos y, por otro lado, se deberá estar desenvolviendo en mercados altamente competitivos. Bajo este escenario, lo más probable es que esta empresa tenga un bajo grado de formalización –para dar libertad a su personal en la realización de sus actividades-, un bajo grado de centralización –para adoptar decisiones por sí mismos sin esperar que otros decidan-; y un grado de ejercicio de autoridad altamente democrático –resolviendo situaciones en base a conversaciones y sin que sea necesaria la imposición-.